Soporte de TI para despachos jurídicos de El Paso
TechBit Solutions atiende a los despachos jurídicos de El Paso con sistemas de documentos, acceso controlado por asunto, y una explicación por escrito de sus protecciones para los clientes y las aseguradoras que la piden.
Por qué nos llaman los despachos
TechBit Solutions atiende despachos jurídicos en El Paso, desde abogados que ejercen solos hasta firmas con varias decenas de empleados, incluidos los que llevan asuntos de los dos lados de la frontera.
Las llamadas casi siempre son una de cuatro cosas. Un sistema de gestión documental que dejó de responder. Un correo que pudo ser un intento de fraude, o pudo no serlo. Una pregunta de un cliente o de una aseguradora sobre cómo se protege su información. Y una fecha límite de presentación con una máquina que no coopera.
Qué atendemos
- Sistemas de gestión de la práctica y de documentos
- Correo electrónico, incluyendo envío seguro cuando el asunto lo exige
- Almacenamiento de documentos con permisos por asunto, no por quien los pidió
- Sistemas de control de tiempo y facturación
- Acceso a los portales de la corte y de presentación, y los problemas de navegador que vienen con ellos
- Respaldo y recuperación del expediente, que es el producto entero del despacho
- Acceso remoto para abogados que trabajan desde casa, desde la corte o desde otra oficina
- Telefonía, incluyendo llamadas que tienen que alcanzar a un abogado que no está en su escritorio
Confidencialidad y el deber de competencia
Todo lo que resguarda un despacho es confidencial, y la obligación no se suaviza porque la falla haya sido técnica.
Las preguntas prácticas que ayudamos a contestar son las que salen en las auditorías de clientes y en las renovaciones de seguro: quién puede ver cuáles asuntos, qué pasa con el acceso de un abogado que se va, si el correo va cifrado en tránsito, dónde viven los respaldos, y qué tan rápido se notaría una filtración.
- Acceso controlado por asunto y por rol, revisado en lugar de supuesto
- Autenticación multifactor en todas las cuentas, sin excepción
- Un proceso documentado de alta y baja de personal, para que el acceso termine el día que debe terminar
- Cifrado en cada laptop que sale de la oficina
- Registro de actividad, para que la pregunta de qué se abrió y cuándo tenga respuesta
- Un resumen por escrito de sus protecciones que usted le pueda entregar al cliente que lo pida
Gestión de la práctica y sistemas de documentos
El sistema documental de un despacho es el despacho. Cuando anda lento, todos los abogados andan lentos, y el costo se mide en horas facturables, no en tickets.
Monitoreamos estos sistemas en lugar de esperar a que alguien se queje, y mantenemos sano el índice de búsqueda, porque un documento que nadie encuentra está perdido en los hechos.
Cuando hay una fecha límite de por medio
Algunos problemas en un despacho son urgentes de una manera que la mayoría de los negocios no vive. Una fecha límite de presentación no se mueve porque el escáner dejó de funcionar.
TechBit Solutions contesta en minutos dentro de nuestro horario, de 5am a 8pm hora de la montaña, y la línea fuera de horario al (915) 253-9757 la contesta una persona, en español o en inglés. Díganos que hay una fecha límite de por medio y su caso pasa al frente.
Abogados y personal que se van
El día más riesgoso en la tecnología de un despacho es el día que alguien se va, sobre todo si se va a ejercer a otro lado.
El acceso tiene que terminar a una hora conocida, en todos los sistemas y no solo en los obvios, y el despacho necesita un registro de qué se abrió y qué se copió en el periodo anterior. Bien hecho, esto es una lista corta. Mal hecho, se vuelve un pleito donde nadie puede probar nada.
Por dónde empezar
Empezamos con una revisión de dónde vive la información de los clientes y quién la puede alcanzar. Vea ciberseguridad y apoyo en cumplimiento.
Llame a TechBit Solutions al (915) 629-8888.
Preguntas que nos hacen
¿Firman un acuerdo de confidencialidad?
Sí. Contamos con eso, y no nos vamos a ofender con los términos que su despacho usa con sus demás proveedores.
¿Le pueden dar soporte a nuestro sistema de gestión de la práctica?
Sí. Tomamos la llamada sea cual sea la plataforma, y nosotros lidiamos con el proveedor cuando la falla es de ellos, en lugar de pasarle su número.
¿Y las reglas éticas sobre tecnología?
Las Reglas Disciplinarias de Texas exigen competencia, y los comentarios alrededor de ellas tratan el entender la tecnología que uno usa como parte de esa competencia. En la práctica significa que usted tiene que poder explicar cómo se protege la información de sus clientes. Nosotros le damos esa explicación por escrito, para que esté lista cuando alguien la pida.
Somos un despacho de tres abogados. ¿Esto es exagerado?
No. Los despachos chicos resguardan el mismo material confidencial que los grandes y los atacan más seguido, precisamente porque el atacante supone que nadie está viendo. Para nada. Algunos de los despachos de El Paso que atendemos son de dos y tres abogados, y sus obligaciones con un cliente no son menores que las de una firma de cien.
¿Qué pasa si nos pega un ransomware la semana de un juicio?
Para eso es el plan de continuidad, y por eso preguntamos por su calendario. Los despachos con un plan ensayado regresan primero a los documentos que importan, en lugar de restaurar todo en orden alfabético.