Soporte de TI para organizaciones sin fines de lucro en El Paso
TechBit Solutions apoya a las organizaciones sin fines de lucro de El Paso con la protección de los datos de donantes, accesos de voluntarios que terminan cuando termina el voluntariado, y el precio de software para organizaciones sin fines de lucro al que muchas tienen derecho y nunca reclaman.
Para qué nos llaman las organizaciones sin fines de lucro
TechBit Solutions atiende a organizaciones sin fines de lucro de toda la zona de El Paso: prestadoras de servicios, fundaciones, organizaciones de fe y los equipos pequeños que sacan programas adelante con dinero de subvenciones.
Las llamadas suelen ser por los datos de donantes, por un reporte de subvención que hay que armar con registros que nadie encuentra, por un voluntario que un año después sigue teniendo acceso, o por costos de software que crecieron sin que nadie decidiera que crecieran.
Qué atendemos
- Correo, archivos y los sistemas de todos los días que usa el personal
- Bases de datos de donantes y de casos
- Reportes de subvenciones, y el resguardo de los registros de los que dependen esos reportes
- Cuentas de voluntarios y accesos que terminan cuando termina el voluntariado
- Respaldo de registros que quizá esté obligado a conservar por años
- Seguridad a la altura de lo delicado de la población que atiende
- Telefonía y conectividad entre oficinas y sitios de programa
Precios de software para organizaciones sin fines de lucro
Este es el dinero que más rápido le ahorramos a casi cualquier organización, y es dinero que se regresa directo al programa.
- Microsoft le da a las organizaciones sin fines de lucro que califican cierta cantidad de licencias de Microsoft 365 sin costo, y descuentos arriba de esa cantidad
- Google, Adobe, Zoom, Salesforce y muchos otros tienen programas para organizaciones sin fines de lucro
- TechSoup maneja licenciamiento con descuento para una gran variedad de productos
- Hay equipo donado o con descuento disponible por varias vías
Nosotros revisamos si califica, hacemos las solicitudes y quitamos las licencias que está pagando y no usa. Es muy común que una organización descubra que llevó años pagando precio comercial porque la persona que lo configuró no sabía que había que pedirlo.
Datos de donantes y reportes de subvenciones
Los registros de donantes son lo más delicado que guarda casi cualquier organización sin fines de lucro, y la consecuencia de perderlos no es una multa: es la relación.
El reporte de subvenciones tiene otro problema. El reporte se vence, los datos son obligatorios, y viven en tres sistemas y en una hoja de cálculo en la laptop de alguien. Ayudamos a juntar esos registros en un solo lugar con respaldo atrás, para que sacar un reporte sea una tarde y no quince días.
Voluntarios, rotación y contraseñas compartidas
Las organizaciones sin fines de lucro funcionan con gente que entra y sale, y el acceso casi nunca se va cuando la persona se va.
El atajo de siempre es una cuenta compartida que usan todos. Se entiende, y elimina por completo la posibilidad de saber quién hizo qué, cosa que importa muchísimo el día que algo sale mal.
- Cuentas individuales para cualquiera que toque registros delicados, voluntarios incluidos
- Acceso limitado por función, para que el voluntario vea lo que la tarea requiere
- Un proceso de salida que corre el mismo día, no en la próxima revisión
- Autenticación de varios factores en todo lo que toque registros de donantes o de clientes
Respuesta y horarios
La operación de un programa no corre de nueve a cinco, menos en las organizaciones que dan servicio directo. Contestamos de 5am a 8pm hora de la montaña, y la línea fuera de horario en el (915) 253-9757 la contesta una persona.
Damos soporte en español, que para una organización que sirve a esta comunidad no es opcional.
Por dónde empezar
La primera plática casi siempre es sobre licenciamiento, porque ahí está el ahorro más rápido. Vea servicios de TI administrada y precios.
Llame a TechBit Solutions al (915) 629-8888.
Preguntas que nos hacen
¿Les cobran menos a las organizaciones sin fines de lucro?
Pregúntenos. Lo que sí podemos decir sin reservas es que nos vamos a asegurar de que esté reclamando cada descuento para organizaciones sin fines de lucro que ofrecen los fabricantes de software, que muchas veces vale más que un descuento sobre nuestras horas. Preferimos meter a una organización de El Paso al licenciamiento y a los apoyos a los que ya califica que nada más rebajar nuestra factura, porque ese ahorro casi siempre es el más grande de los dos.
¿Qué es el apoyo de Microsoft para organizaciones sin fines de lucro?
Microsoft le da cierta cantidad de licencias de Microsoft 365 gratis a las organizaciones sin fines de lucro que califican, y descuentos más allá de esa cantidad. Muchas organizaciones que califican están pagando precio completo porque nadie hizo la solicitud. Nosotros revisamos si califica y nos encargamos del trámite.
A nuestro consejo le preocupan los datos de donantes. ¿Qué le decimos?
Que usted sabe dónde están, quién los puede alcanzar y qué pasa si se pierden. Esas tres respuestas se las ponemos por escrito para que el consejo tenga un documento y no una tranquilizada.
Tenemos más voluntarios que personal. ¿Eso es un problema?
Es un problema manejable. El error es darle a los voluntarios cuentas de personal o, peor, una cuenta compartida que usan todos. El voluntario debe tener su propio acceso limitado, y ese acceso debe terminar cuando deja de ser voluntario.
No nos alcanza para un contrato administrado completo. ¿Nos pueden ayudar de todos modos?
Díganos el presupuesto y le decimos con honestidad qué alcanza y qué deja expuesto. Eso le sirve más que una cotización que no puede aceptar.