Preparación para Microsoft 365 Copilot para empresas de El Paso
Una revisión de preparación para Microsoft 365 Copilot de TechBit Solutions encuentra los archivos que su personal ya puede abrir y no debería, antes de que Copilot se los empiece a encontrar.
Qué es esto
Una revisión de preparación para Microsoft 365 Copilot de TechBit Solutions verifica si su entorno de Microsoft 365 está en condiciones para Copilot antes de que usted compre las licencias.
Es un trabajo corto con un resultado claro: una lista de qué saldría mal, qué implica arreglarlo, y si Copilot le conviene a su empresa o de plano no.
Por qué Copilot necesita preparación
Copilot no es un sistema aparte con datos propios. Lee lo que la persona que lo usa ya puede leer, y responde con eso.
Es un diseño razonable, y significa que Copilot hereda cada error de permisos que se cometió en su organización en la última década. Si la hoja de nómina de 2021 está en una carpeta compartida con todos, Copilot la va a encontrar, y se la va a resumir con toda amabilidad a quien haya preguntado.
El problema de compartir de más
Casi todos los entornos de Microsoft 365 que revisamos tienen más acceso abierto de lo que la empresa cree. Pasa poco a poco y por razones que en su momento tenían sentido.
- Una carpeta compartida con toda la empresa para que una sola persona pudiera abrir un archivo
- Un enlace para compartir creado hace años que todavía funciona y que nunca se canceló
- El OneDrive de un exempleado que se abrió durante una entrega y así se quedó
- Un sitio de SharePoint creado para un proyecto, heredado por un grupo más amplio, nunca revisado
- Permisos de sitio otorgados a un grupo de correo cuya lista de miembros ya se duplicó
Nada de esto se nota en el día a día, porque la gente solo encuentra los archivos que va buscando. Copilot busca por ellos, y es muy bueno para eso.
Qué revisamos
- Qué archivos y sitios están compartidos con toda la organización, y cuáles de ellos contienen información sensible
- Enlaces para compartir que siguen vivos, incluidos los anónimos
- Cuentas que todavía tienen acceso y no deberían, incluidas las de quienes ya se fueron
- Si hay etiquetado de sensibilidad y si alguien de verdad lo aplica
- Si la autenticación multifactor cubre todas las cuentas, porque Copilot aumenta lo que vale una contraseña robada
- Dónde los documentos duplicados y viejos le darían a Copilot respuestas desactualizadas
- Si las licencias embonan: quién lo usaría de verdad y a quién se está incluyendo por no hacer feo
- Si su plan actual de Microsoft 365 siquiera admite Copilot
Con qué se queda usted
- Un informe escrito en lenguaje claro, no la exportación de una herramienta
- Una lista priorizada de qué arreglar, con lo que de verdad importa marcado con claridad
- Un estimado del trabajo que implica cada punto
- Una recomendación sobre si avanzar, esperar, o hacer primero un piloto chico
- Un conteo de licencias basado en quién lo usaría en realidad
Quién debería hacerla
Cualquier empresa que esté considerando Copilot en serio, y en especial la que maneja expedientes médicos, archivos de clientes, información financiera o cualquier cosa cubierta por un contrato que dice quién la puede ver. Si su operación está de los dos lados de la frontera, súmele los archivos que se mueven entre la planta en Ciudad Juárez y la oficina en El Paso.
Si usted está en salud, en el ámbito jurídico o en servicios financieros, tómelo como obligatorio y no como recomendable. Copilot no crea tanto un riesgo nuevo de filtración como vuelve mucho más fácil tropezar con el que ya tenía.
Por dónde empezar
Esto va de la mano con nuestros servicios de IA y con la evaluación de preparación para IA, que mira la misma pregunta en todas sus herramientas y no solo en Microsoft 365. Si su entorno nunca ha tenido una revisión de seguridad, empiece por soporte de Microsoft 365.
Llame a TechBit Solutions al (915) 629-8888.
Preguntas que nos hacen
¿Qué es Microsoft 365 Copilot?
Un asistente integrado en Word, Excel, Outlook, Teams y el resto de Microsoft 365. Redacta documentos, resume una cadena larga de correos, saca cifras de una hoja de cálculo y le cuenta la junta a la que no pudo entrar.
¿Por qué no podemos nada más comprar las licencias y prenderlo?
Sí puede, y así es exactamente como esto sale mal. Copilot responde con los archivos que la persona que pregunta ya tiene permitido abrir. En la mayoría de las empresas la gente puede abrir mucho más de lo que nadie se imagina, y nadie se entera hasta que Copilot resume alegremente una carpeta que jamás debió ver. Mucho mejor que eso se lo digamos nosotros y no un empleado.
¿Nuestros datos se usan para entrenar los modelos de Microsoft?
Microsoft declara que los datos de Microsoft 365 Copilot comercial no se usan para entrenar sus modelos base. Le vamos a señalar los términos vigentes de Microsoft en lugar de parafrasearlos. Un compromiso así de importante merece leerse en la fuente, y con gusto nos sentamos con usted mientras lo lee.
¿Cuánto tarda el trabajo de preparación?
Unas cuantas semanas para la mayoría de las empresas de El Paso. La evaluación en sí es rápida. Arreglar los permisos que destapa es la parte que sí toma tiempo, y es trabajo que vale la pena hacer, compre o no una licencia de Copilot.
¿Y si al final decidimos no comprar Copilot?
De todos modos se queda con los permisos de sus archivos ordenados y con una idea clara de quién puede llegar a qué. Más de una empresa nos ha dicho después que eso terminó valiendo más que las licencias por las que nos llamaron al principio.
¿De verdad necesitamos Copilot?
Puede que no, y se lo vamos a decir. Se gana su costo donde la gente vive en documentos y correo. Si su personal se la pasa el día dentro de una sola aplicación de la operación, el retorno es mucho menor. Preferimos perder la venta antes que venderle algo que se va a quedar sin usar.