Grabación de llamadas para empresas de El Paso
TechBit Solutions configura la grabación de llamadas para empresas de El Paso, guarda las grabaciones en la plataforma y no en una computadora de la oficina, y controla quién puede escuchar qué.
Qué cubre esto
La grabación de llamadas captura las llamadas de su empresa y las guarda en un lugar donde las pueda volver a encontrar. TechBit Solutions la configura como parte del conmutador, decide con usted qué se graba, y se asegura de que tengan acceso las personas que lo necesitan y nadie más.
Cómo se guardan y cómo se encuentran las grabaciones
- Las grabaciones viven en la plataforma y no en una PC de la oficina, así que un disco duro quemado no es una pérdida de información
- Se buscan por fecha, hora, extensión y el número del otro lado
- Acceso por función, para que un supervisor escuche a su equipo y no a toda la empresa
- Se descargan cuando de verdad necesita una copia, que es menos seguido de lo que la gente cree
- Retención definida a propósito, en lugar de dejar que se acumulen para siempre
Quién la necesita
- Cualquier empresa donde un pedido o una instrucción se toma por teléfono
- Firmas en trabajo regulado que tienen que comprobar qué se dijo
- Empresas que capacitan personal nuevo, donde una llamada real enseña más que un guión
- Cualquiera que alguna vez haya perdido una discusión sobre lo que se había acordado
- Empresas de servicio que atienden quejas, donde la primera versión de los hechos casi nunca está completa
El consentimiento y la ley
Texas es un estado de consentimiento de una sola parte, o sea que basta con que uno de los participantes sepa de la grabación. Esa es la versión corta y no es asesoría legal.
Dos puntos prácticos. Primero, quien le llama no siempre está en Texas, y hay estados que exigen el consentimiento de todas las partes, así que el aviso es la costumbre segura y no un formalismo. Segundo, si alguna vez va a usar una grabación en un pleito, el aviso es lo que evita que la discusión se vaya sobre la grabación en lugar de sobre el contenido.
Nosotros configuramos lo que su abogado le diga que configure. Lo que no vamos a hacer es decirle cuáles son las reglas para su empresa.
El problema que resuelve
Casi todo pleito telefónico son dos personas que recuerdan la misma conversación distinto, las dos de buena fe. Sin grabación se vuelve cosa de quién insiste más.
El valor de todos los días es más chico y más constante: alguien toma un pedido, oye mal una cantidad, y la grabación lo resuelve antes de que se vuelva una nota de crédito y un cliente perdido.
Números de tarjeta y otras cosas que no debe capturar
Si su personal cobra por teléfono, una grabación que corre sin parar está capturando números de tarjeta, y eso le deja una copia de datos del tarjetahabiente que ahora usted tiene que proteger.
La respuesta de siempre es una pausa: quien toma el pago detiene la grabación los pocos segundos que tarda y luego la reanuda. Es un botón y deja la parte delicada completamente fuera del almacenamiento.
Lo mismo aplica a cualquier otra cosa que prefiera no guardar. Un consultorio médico, un despacho jurídico y una empresa de cobranza tienen cada uno una línea distinta, y nosotros la ponemos donde usted nos diga. Vea apoyo en cumplimiento si no está seguro de dónde va la suya.
Por dónde empezar
La grabación es parte del conmutador telefónico. La plática de configuración es sobre todo qué grabar y quién puede escuchar, y lleva unos veinte minutos.
Vea también analítica de llamadas para los números, y analítica de voz si necesita buscar por lo que se dijo.
Llame a TechBit Solutions al (915) 629-8888.
Preguntas que nos hacen
¿Tenemos que avisarle a quien llama que lo estamos grabando?
Texas es un estado de consentimiento de una sola parte, o sea que basta con que uno de los participantes de la llamada lo sepa. En la práctica casi toda empresa da el aviso de todos modos, porque quien le llama puede estar en otro estado y porque el aviso lo protege si alguna vez se disputa una grabación. No lo vamos a asesorar sobre su propia situación legal; eso le toca a su abogado.
¿El personal puede apagar la grabación?
Depende de cómo lo configuremos, y vale la pena decidirlo a propósito y no por omisión. Hay empresas que graban todo. Otras quieren una pausa para que el cliente pueda dictar un número de tarjeta sin que quede capturado. Le explicamos las dos y usted escoge.
¿Dónde se guardan las grabaciones?
En la plataforma, no en una máquina de su oficina, y solo las alcanza la gente que usted autorice. Pregúntenos por la retención cuando lo dimensionemos. Cuánto tiempo las guarda es en parte decisión suya y en parte lo que espera su industria, y es muchísimo más fácil dejarlo bien desde el principio que corregirlo después.
¿Podemos encontrar una llamada en específico?
Sí, por fecha, hora, extensión o el número involucrado. Si necesita buscar por lo que se dijo en lugar de por quién lo dijo, eso es analítica de voz, y ahí lo mandamos en lugar de venderle esto de más.
¿Esto es nada más para call centers?
Para nada. Algunas de las empresas que más le sacan son oficinas de El Paso con una sola conversación disputada al año, donde sacar la grabación resuelve todo el asunto en cinco minutos en lugar de cinco semanas.